BO-2023-03-31

Unternehmensorganisation

Ablauforganisation

Ziele

• Einhalten der Termine
• Minimale Durchlaufzeiten
• Auslastung der vorhandene Kapazitäten
• Erhöhen der Wertschöpfung (Kostensenkung)

Beziehungen:

• logisch: Bedingungen unter denen etwas zu tun ist
• zeitlich: zeitlichen Folge der Aufgaben
• räumlich: Orte und Transportwege
• mengenmäßig: Aufgabengruppen

Elemente der Organisation

• Aufgabe (Auftrag): Aufforderung, Verrichtungen an Objekten durchzuführen
• Aufgabenträger: Menschen, die Aufgaben bewältigen (mit Ausbildung)
• Sachmittel: unterstützen Aufgabenerfüllung
• Informationen: sind erforderlich un aufgaben zu bewältigen

UND-Verknüpfung: Verzweigung mit parallelen
ODER-Rückkopplung: Prüfung mit verzweigung vor oder zurück

Organisationskreislauf

Sechs Phasen:

Auswahl des Organisationsproblems:

Probleme feststellen, genau Untersuchen:

• werden ziele nicht erreicht oder gibt es schwachstellen?
• in welchen bereiche werden untersuchungen durchgeführt?
• welche zeiele müssen erreicht werden und wie serden sie gemessen?
• welche reograaansiationsmaßnamen werden anesterbt

Phase 2: Aufnahme des Ist-Zustands(Informationsgewinnung)

Erhebungen: Mengen Zeiten Werte
Überprüfun auf Vollstandigkeit, Richtigkeit
Informationsgewinnung

Infos könne nfalsch sein, müssenm üpberprüft werden

Phase 3: Ananlyse sdes ist zustans

nur eine konstuktive kritig kann zum ergebnis führen

Bereiche:

• Grundsatkritik:
  • Werden Arbeiten doppeolt durchgeführt
  • hgaben sich gesetzliche Vorschrivten geänder?
  • gibt si überflüssige oder zu komplexe Aufgaben
  • sind eintzlen Teilaufgaben bedeutungslos geworden
• Schwachstellenanalyswe: fehlerzavete Regelungen aufdecken mit Checkliste
• Verfahrenskritik: Aktive regelungen mit alternativen vergleichen, mit Situationen im eigenen oder anderen Unternehmen

Phase 4: Soll konzept

Lösungsansäze erargeiten (Brainstorming)

• verbaler Vergleich
• statische und dynamsche Verrahren der WEirschlaftlickeitsrechnungs
• Punktwertverfahren (Scoring)

Phase 5: Einführung der Soll konzeption

Einsatzvorbereitung mit Reihenfolge, Übernahmephase sehr sensibel

Phase 6: Kontrolle dir umgesetzen Maßnahmen

dass nich werider nach alten regelungen verfhahren werd
ob die prognostizierten Verbessercunge tatsächlich eingeteren sind
evt. neuen Ist-Zusand erheben, kreis geschlossen

Vorgangsweise bei Komplexen organisatorische nauf gaben

• Voruntersucghung
• Hauptuntersuchgung
• Einzel -----||-----

Voruntersuchung

1. Welche Ziele sollen errreicht werden
2. Was ist zu tun: Gegenüberstellung der Kosten und erfolgs (Kosten -Nutzun Schätzung)
3. Welche bereiche sind betroffen

Kurzbericht: Grobdarstellung des

• Ist zusatandes
• einzusetzenbde organisationsmehoden
• terminplan
• kosten

Hauptuntersuchung

• Beziehungzusamemehaänge erkantt und dokumentieert
• schwachwstelelen festellen
• reorganisationsma´ßnahmnen erarbeiten

Fragen:

• Wie kann die Geaamtaufgaebe in Teilaufgaben zerlegt werden
• WElche schnittstellen entstehen zwichen den neueen Systemen
• In werlcher Reigefoalge müssend die fprd die bearbeitung gebildenten Systeme bearbeit werden
• Welges Lösungskonzept weird angestrebt und welge bedingungen ergeben sich daraus für die Teilkonzeptionen der einzelnen Systeme
  Dokumentation besonders wichtig

Einzeluntersuchung

• Aufgabenalanyse
• Arbeitsanlywse
• Ermiottlung des Mengen Zeit und WErtgerüsts
• Schwachstellen lalysxe
• Erarbeitung Sollkonzept

Datenerhebung

W-Fragen

• Wer
• Was
• Wo
• Wann
• Womit/Wie
• Woran
• Warum

Formale Organisation: Bewusste Regelungen, meist schriftilch
Informale Organisation: soziale Strukturen, bilden sich spontan

Erhebungstechniken

objektiv:

• Beobachtung
• Messung
• Zählung
• Dokumentenalanlyse
• Kostenermittlung

nicht obljektiv

• interiew
• fragebodgen
• taagesbericht
• selbstaufschreibung

Befragung

Rahmenbedingungen

• Interviepartner: Wer soll das Interveiw führen, Einzel vorziehen
• Struktzurirugnsgrad:
  • Standartisiert: Fragen festgelegt
  • halbstandart: Fragen anpassbar
  • nicht standart: Intervwier hat nur was er herausfinden soll
• Kommunikationstil:
  • hart: betont, sachorientiert, autoritär, druck ausüben, schnelle Abfolge
  • weich: freundschaftlich
  • neutral: kein Druck aber auch nicht persönlich
• Frageformen:
  • offen: antwortföllig offen
  • geschlossen: wer, wo, wann, haben sie
  • direkt/indirekt
• Interviewrphasen
  • einleitung (vorstellung, auftrag)
  • Informationsgewinnung (nach 15-20 Minuten pause)
  • Ausklangphase
• Formulierung der Fragen
  • einfache Formulierungen
  • präzise
  • keine Überforderung
  • erklärendes Vorwort
  • genaue Zeit, Ort, Zusammenhang
  • konkrete Erfahrungen
  • Zeit und menge eingabeln (min, max, avg)
  • kontrolfragen
  • kkurze Sätze ohne verneinungen
• Interveiwwrort
  • Am besten der Arbeitsplatz (vertraut, interviewer lertn kennen und kann infoss kontrollieren, aber andere Mitarbeiter)
• Dopkunentatoiin des Interviews
  • Wörtliche aufzeiuchung: so genau wie möglich
  • audiovisuell

Fragebogen

sorgfältige Vorbereitung, befragungssituation nicht beeinflussbar

Pretest:

prüfen, ob annahmen gegeben sind und klare informationen gewonnen werden können

• alle fragen verständlich
• Begriffe entsprechen Betriebssprache
• geschlossene Fragen richt8ig formuliert
• keine Suggestivftragen
• kontrollfragen funktionieren
• hilfestellungen wirksam
  oft kombination von interview und fragebogen am besten

objektive Methoden

Beobachtung

• systematisch dokumentiert
• systematisch geplant
• • unabhängig von der Bereitwillikeit der Personen
• • objektive Erfassung ist möglich
• • hoher Zeit und Kostenaufwand
• • Eintritt der Ereignisses ist nicht immer ghenau feststellbar

Dokumentanalyse

• abgrenzung des Materials (was ist zu untersuchen)
• festlegung der hauptkategorie
• • geringe Aufwand
• • Dokumenation entfällt
• • Mitarbeiter werden nicht gestört
• • Verhalten wird nicht beeinflusst

Kostenermittlung

Kennzahlen:

• je Buchung
• berarbeiterter Auftra
• abgegebenes Angebot
• Mitzarbeiter
• betreuter Kunde
  Gliederung
• Personaol
• Material
• Kapital
• Fremdliestung
• sonstige (Gemeinkosten)

Darstellungsformen

Aufbauorganisation

Funktionsdiagramme

Teilfunktionen:

• Gesamtfunktion X

• UnterstützungU

• Beratung B

• Enscheidung E

• Planung P

• Ausführun A

• Kontrolle K

• • Kompetenzabgrenzung sichtbar
• • verdichtet
• • fehlerhafte Regeln aufdecken
• • schnelle erstellt
• • groß unübersichltich
• • detail schwer
• • oft keine eindeuutige Definition von funktionen
• • nur für Spezialisten geeignet
• • keine vollständige Beschreibung der Stellen
• • keine Matrixorganistion

• überschneidungen von zuständikkeiten und aufgaben

• fehlend aufgabenzuweisung

Organigramm

• horizontale Pyramide
  • • mehr platz
  • • anschaulichkeit
  • • viel platz vertikal
• vertikale Pyramide
  • • klare hierachische Ebenen
  • • leitunshilfen einfach zuordnen
  • • hierachisch steht im vordergrund
  • • viel horizontaler platz
• säule: hierachisch ab der dritten ebene gemildert
• astform: Zentrale Dienstleistungsabteilungen
• kreisform: schwere stabsstellen, zusammmenheit der instanzen, hierachisch gemildert
• ringsegmentform: schwere stabsstellen, viele ebenen möglich