BO-2024-05-22
Kommunikation
Information ist so Definiert, dass nur zielorientierte informationenen von Bedeutung sind, die Burteilung ob Information vorliegt ist in der Praxis oft schwierig.
Kommunikationssystem
Kommunikationszweck:
- Instruktion (z.B. Anweisungen)
- Information ( für die Tätigkeit erforderliches Wissen)
- Motivation (für die Erhöhung der Leistung)
Kommunikationsstruktur:
Richtung: - vertikal, in einer Abteilung zwischen Stelle und Leitung
- horizontal, zwischen Abteilungsleitungen
- diagonal, zwischen Abteilungen und Leitung und Stelle
Stufen: - einstufig (direkt): Vorgesetzte - Mitarbeiter
- mehrstufig (indirekt): Sachbearbeiter - Chefsekretärin - Abteilungsleiterin
Gebundenheit: - formell (gebunden): mit einem Formular
- informell (frei): z.B. telefonisch
Kommunikationsform:
- mündlich: z.B. Gespräche, Diskussionen, informelle Gespräche, Videokonferenzen, Telefon
- schriftlich: z.B. Email, Brief, Formular, Nachricht
- nonverbal: Mimik, Gestik, Körperhaltung
Kommunikationskanal:
Mittel zur Kommunikation, Gespräche, Viedeoanrufe, Social Media, Briefe, ...
Darstellung
Tabelle:
nicht wer mit wem, (nur eine Abteilung)
- Sender
- Empfänger
- Art, Inhalt
- durchschnittliche Dauer
- Geamtdauer
- Häufigkeit
Diagramm:
Mit Liniendicke in einem Kreis, wer mit wem
Matrix:
wer mit wem, dafür aber nur mehr wie viel
Netzpläne
| beliebiger Eintrag | ||
|---|---|---|
| frühersterStart | Code | frühestesEnde |
| spätesterStart | Dauer | spätestesEnde |
Soll-Konzept-Entwicklung
1. Business Rules
Eindeutige Handelsanweisungen, die im Enflussbereich einss Unterhehmens liegen und deises steuern und leiten. Da Unternehmen oder eine andere Gesellschauft kann Regeln beschließen, verändern und auheben
z.b
- eine anfrage ist innnerhalb von 3 Tagen zu beantworten
- Wenn ein Kunde mehr als 10% Ragatt verlangt, ist die Abteilungsleiterin zuständig.
Merkmale: - Grundanforderungen an das Verhalten der Mitarbeiter
- Rahmenbedingungen für Entscheidungen
- müssen ausführbar sein
- schränken immer die Freiheit der Mitarbeiter ein.
Unterscheiden: - Geschäftsregel: "Eine Bestellung muss eindeutig einem Kunden zugeordnet sein"
- Grundsatz: "Unsere IT richtet sich and die Bedürfnisse unserer Kunden aus"
- Hinweis: "Bitte Hände waschen"
Ziele: - lösen Ereignisse aus oder verarbeiten sie
- führen dazu, dass Entscheidunge getroffen werden
- ermöglichen die Verarbeitung von Geschäftsobjekten
- ermöglichen die Vertilunge von Aufgaben an beteiligte Personen eines Prozesses
Business-Rules-Repository: zentrales Verwaltungssystem
- erhöhte Transparenz
- schnellere Änderung
- Korrektheit
- kürzere Entwicklungs und änderungszyklen
Bestandteile: vom Buisiness Rule Management System (BRMS) - Rule editor: Eingeben, Prüfen, Simulieren und Management
- Rule Repository: Speichern, Verwaltung (Versionen)
- Rule Engine: Verwaltung während der Laufzeit
Formulierung von Geschäftsregeln
ECAA-Notaion (Event, Condition, Action, Alternative)
wie programmieren aber in seltsamer Textform. Dieses ganze ding hört sich so an wie ein Programmierer der betrunken und high ist, und gerade einen Artikel über Business Rules gelesen hat und sich jetzt Möglichkeiten ausdenkt
ECA-Notation: ohne alternative
EA: ohne Condition
| Logischer Ablauf | ECA-Regel | Beispiel | EA-Regel | Beispiel |
|---|---|---|---|---|
| ON | Event | Lieverung angekündigt | Event | Kunde betritt Geschäft |
| IF | Condition | Wert über 500 | - | - |
| DO | Action | Versicherung abschließen | Action | begrüßen |
Entscheidungstabellen
alle Regeln zu einem Ereignis, wenn verbale Beschreibungen zu ungenau, unvollständig, mehrdeutig sind.
Vorteile:
- übersichtlich
- Fehler, Inkonsistenzen und Redundanzen schnell auffindbar.
Nachteil: - komplexität nimmt sehr schnell zu
| Begeichnung | Regeln |
|---|---|
| Bedingungsteil | Bedingungsanzeiger |
| Aktionsteil | Aktionsanzeiger |
| Bsp: |
| Führungskraäfteauswahl | 1 | 2 | 4 |
|---|---|---|---|
| Erfahrung als Führungskraft | J | J | J |
| Ausbildung als Informatik | J | J | N |
| Praxis als Informatik | J | N | N |
| Gesprächseinladung | X | X | |
| Absage | X | ||
| Kandidatenliste | X | X | |
| Optimieren: |
- Logische Optimierung: Wenn eine Kombnation an Bedingungen Logisch nicht möglich ist (z.B. keine Praxis ohne Ausbildung) kann man diese Spalten streichen
- Zusammenfassung: Wenn sich spalten nur in einem unterscheiden, kann man sie zusammenfassen, z.B. 1 und 2 hier zu
J
J
X
X
2. Techniken zur Entwicklung eines Soll-Konzepts
Grundlagen der Ist-Kritik
Umfassende Aufnahme des Ist-Zustands
- Schwachstellen und Mängel sofort erkennen
- Ansatzpunkte für die Realisierung der Reorganisationsmaßnahmen sollen gefunden werden
- z.b. verkürzung von durchlaufzeiten, beseitigung von engpässen, einführung eines neuen EDV-Systems
Ablauf:
| Phase der Ist-Kritik | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Proglemerkennung | Abweichung zwischen Ist und Soll tritt auf | Unser Drucker ist am Monatsende übermäßg belastet |
| Problemdefinition | hisichtlich Ort zeit umfang und was wo wann beschrieben | durch Rechnungn,... ist der drucke 4mal so belastet |
| Problembedeutung | Nur wichtige Probleme betrachten | Viele Mitarbeiter müssen warten |
| Problemursachen | Ursache erkennen für Lösung | wechsel von einzel auf sammelbelege mehr am monatsende |
| Prüfung und Test | ob die ursache das Ist erklärt | könnte auf elektronische Belege übergehen |
Inhalt der Ist-Kritik
Einteilung unabhängug von der verwendeten Technik in Grundsatzkritik und Verfahrenskritik
Grundsatzkritik:
| Fragestellung | Zweck |
|---|---|
| Maßnahme notwendig? | Notwendige und überflässiche Tätigkeiten erkennen |
| Wie wirkt sich das Unterlassen der Maßnahme aus? | Ist eine negative Auswirkung nicht festellbar, kann man die Maßnahme streichen |
| Werden Aufgaben die für Zielerreichung nötig sind erreicht? | Nicht erfüllte Aufgaben erkennen |
| Verfahrenskritik: Die in der Grundsatzkritik erkannten organisatorischen Tatbestände werden geprüft, ob Verfahren fehlerhaft sind, und mit Alternativen verglichen werden. z.B. es ist nicht mehr zweckmäßig gedruckte Rechnungen zu schicken | |
| Umfang der Prüfung: vom Auftrag abhängig. Zwei möglichkeiten: |
- Gesamtanalyse: ganze Unternehmen mit allen Teilbereichen und/oder alle Systemmerkmale
- Teilanalyse: Teilbereiche und/oder nur bestimmte Merkmale
Checklisten: Sammlungen von Erfahrungen zusammengefasst. Mit Vergleichen kann Schwachstellen erkennen, z.B. Berichtswesen, Investitionsbereich, Formularwesen
Benchmarking: Ist-Werte werden den besten bisherigen gegenübergestellt. Produkte / Dienstleistungen / Prozesse / Methoden jedem anderen Unternehmen verglichen werden.
Techniken zur Entwicklung eines Soll-Konzepts
Konventionelle Technik:
Lösungen für vergleichbare Probleme suchen, vorhandene Lösungen anwenden.
Kreativitätstechniken sollen die Kreativität fördern um neue Ideen oder Lösungswege bei Problemen zu entwickeln, für Einzelpersonen und Gruppen geeignet.
Brainstorming:
Spontane Einfälle wertfrei gesammtelt, und die berste umsetzbare Lösung zu finden, besonders bei Marketing und Produktentwicklung. Hängt von der Gruppenzusammenstellung ab, idealerweise Leute aus verschiedenen Bereichen, Gruppen nicht zu groß für Überblick.
Phase 1: Ideen finden: offener Gedankenaustausch, kein Urheberrecht, Ideen werden nicht bewertet, kommentiert und nicht kritisiert, Quantität vor Qualität
Phase 2: Ideen sortieren und bewerten: Liste erstellen, analysirt, gefiltert, bewertet und sortiert
Vorteile: sehr einfach, kurze Zeit, billig
Nachteile:
- Vielredner blockieren ruhige Teilnehmer
- Kritische Äußerungen blockieren Kreativität
- Expertin oft betriebsblind und übervorsichtig
- Killerphrasen Argument unterdrücken
- Moderator wesentlich verantwortlich
Morphologische Analyse:
komplexe Problemstellung vollständig erfassen und alle Lösungsmöglichkeiten vergleichen.
5-7 Teilnehmer analysieran alle Möglichkeiten in 1-2 Stunden
Merkmale werden aufgeschrieben, dann zu jedem Merkmal alle Möglichkeiten genannt und in eine Tabelle geschrieben.
Vorteile: einfach, wenig Hilfsmittel, Einzel oder Gruppen, systematische Lösungsfindung
Nachteile: erforder Expertenwissen, sehr viele, nicht vergleichbare Lösungen, Meist keine völlig neuen Ideen
Mindmap:
Assoziation: Verknüpfen von Gedankenverbindungen, Gliederung von Begriffen
Zentraler begriff in die Mitte geschrieben, dickere Linien die verzweigen um die Aufgabe zu gliedern und verfeinern, kann mit Software gemacht werden
Vorteile:
- einfache Hilfsmittel
- Sorfware
- Vorstellung in Bildern
- Einzel und Teams
- kann zur Dokumentation verwendet werden
Nachteile: - schnell unübersichtlich
- nicht selbsterklärend
- Baumstrukturen nicht für Netze geeignet
3. Auswahl und Umsetzung eines Soll-Konzepts
Alternativenbewertung
vergleichende Bewertung von erarbeiteten Lösungsalternativen
für Bewertung braucht man eine künstliche Zahlenbewertung
Anforderungen:
- quantifizierbar
- alle Kriterien berücksichtigen
- überprüfbar
verbaler Vergleich: vorteil und nachteile verglichen
Nachteile: - exakter vergleich nicht möglich
- verbale Formulierung ungenau
- großer Bewertungsspielraum
- Entscheidungsfindung erschwert
Scoring-Methode
- Kriterien festlegen
- Kriterien gewichten
- Gewichtete Kriterien berechnen
- Rangfolge
- Entscheidung
Bsp: Saftladen
Festlegen:
| Kriterien | Modell Squeezer | Modell Crush Eco |
|---|---|---|
| Preis | 17k | 18,5k |
| Saftausbeute | 70% | 75% |
| Service /Jahr | 250 | 280 |
| Garantie | 3 Jahre | 5 Jahre |
| Reparatur | gering | gering |
| gewichten: wei wichtig die Kriterien sind, z.B. Preis 35%, Ausbeute 30% | ||
| muss 100% ergeben | ||
| berechnen: Die Pressen werden in den Kriterien bewertet (von 1 bis 5) | ||
| rangfolge: die berwertung mit der gewichtung Multiplizieren und zusammenrechnen | ||
| Entscheidung: das mit der höchsten bewertung auswählen |
Von der Arbeitsanalyse zur Aufgabensynthese
- Arbeitsanalyse: Teilaufgaben in die kleinsten Arbeitselemente zerlegt
- Arbeitssynthese: Elemente zu effizienten Arbeitschritte zusammengefasst -> Ablauforganisation, Vorgangsweisen
- nach Personen (personale Synthese)
- Reihenfolge nach technischen Gesichtspunkten (temporal und technisch)
- in Räumen (räumlich)
- Raumgestaltung (lokal)
- Aufgabensynthese: zusammenfassung der Teilaufgaben -> oranisatorische Aufbaustruktur
4. Einführung neuer Systeme
Ablauf:
- Methode festlegen
- Plaunung durführen
- Ressourcen bereitstellen
- Information aller Aktionseinheiten
- Maßnahmen zur Sicherung
- Übernahme
Einführungsmethoden
- Totaleinführung (revoluitionäre Methode): Regelungen zu einem Zeitpunkt ersetzen, alle Beteiligten müssen voll dahinter stehen, Risiko groß
- Stufenweise Einführung (evolutionär): bessere Kontrolle, aber Motivation kann verringert werden, verringerungen des Risikos, aufwand Steit
- Parallel: alt und neu bestehen nebeneinander, bei hohen Risiken, hohe Sicherheit, kann durch Überlastung scheitern
- Pilotverfahren (Probeeinführung): In Bereich Probeweise eingeführt, wenn Praxistest wichtig ist, bei umfangreichen Umstellungen
5. Kontrolle
Grundsätze
- Kontrolle soll zeitgerecht sein, bereits bei der durchführung ansetzen
- lückenlos, vorgänge mit Fehlern sollten vollständig kontrolliert werden
- (widerspricht oft) wiretschaftlich: nicht mehr kosten als der Fehler verursachen
Kontrolle im Organisationskreislauf
Die Kontrolle neu eingeführter Regeln erfüllt folgende Funktionen
- Beobachtungsfunktion: Kenntnisse über tatsächlich eingetretene Veränderungen
- Beurteilungsfunktion: Beurteilung der Leistung soll Verhaltensweisen verändern.
- Vorsorgefunktion: Kenntnis über Kontrolle soll Mitarbeiter motivieren
- Ermittlung der Basisdaten für den Kontrollprozess
- Kontrollkriterien
- Zeitpunkte
- Objekte (was)
- Indikatoren (Messgrößen)
- Abweichungstoleranzen
- Kontrollträger (durchführer)
- Kontrollkriterien
- Ermittlung der Realisierungsinformationen: Ist-Aufnahme
- Einzeluntersuchung: stichprobenartig, bei Fehlern in Regelungen, Einsatz neuer Technologie möglich
- umfassende Ist-Aufnahme, sehr zeitaufwändig, vollständiger Ist-Zustand, bei schwerwiegenden Fehlern
- Ermittlung der Abweichungen
- Bei Einzeluntersuchung: wo Abweichungen Folgen für das Gesamtziel haben können, Kontrollkriterien erfassen
- umfassenden Aufnahme: durch Soll-Ist-Vergleich ermitteln, quantitative Messdaten besser
- Abweichungsanalyse: Ursachen, Art, Ort, Zeit, Verantwortlichkeit
- Planung der Folgeaktivitäten: z.B. Regeln, Ziele, Verfahren, Ressourcen ändern.
Kontrolle ist Daueraufgabe im Unternehmen, Offenheit und Dynamik des Systems Unternehmen.
Mitarbeiter sind über die Ziele und den Umfang der Kontrolle zu informieren